Hybrid arbeidsplass 2021.12.02

Er din virksomhet klar for den nye hybride måten å jobbe på?

Koronapandemien satt fart på overgangen til en mer digital arbeidshverdag og danner grunnlaget for hvordan den hybride arbeidsplassen tar form. Spørsmålet alle ledere må stille seg er om deres virksomhet er rustet for den nye måten å jobbe på.

Den hybride arbeidsplassen innebærer et mer fleksibelt opplegg hvor de ansatte selv kan velge om de vil utføre jobben sin fra kontoret eller et annet sted. Fleksibiliteten forutsetter at alle ansatte som ønsker å utføre jobben sin utenfor kontoret, ikke møter noen form for tekniske utfordringer. Dette krever et sikkert, skybasert IT-miljø som lever opp til nye krav fra de ansatte.


Den hybride arbeidsplassen har kommet for å bli 

 Etter en lang periode med hjemmekontor har mange nå begynt å vende tilbake til kontoret – i alle fall deler av tiden. Måten vi jobber på har endret seg drastisk, og digitaliseringsreisen virksomheter forestilte seg å bruke flere år på å gjennomføre ble en virkelighet på bare halvannet år. 

På grunn av denne utviklingen er den hybride måten å jobbe på i ferd med å bli en selvfølge for mange virksomheter. Mye tyder på at digitalt fjernarbeid i kombinasjon med tradisjonelt kontorarbeid har kommet for å bli. 

 Den hybride måten å jobbe på kommer til å stille helt andre krav til deg som arbeidsgiver. Det handler om å gi dine ansatte de riktige forutsetningene for å kunne gjøre jobben sin, uavhengig av hvor de befinner seg eller hvilken enhet de bruker. For at denne måten å arbeide på skal fungere må du tenke på alt fra hvordan du skal administrere virksomhetens enheter på best mulig måte til hvordan du skal bygge opp et IT-miljø som lever opp til dagens krav til sikkerhet og funksjonalitet. 

 

7 steg for å etablere en hybrid arbeidsplass

 

Syv av ti anser en hybrid måte å jobbe på som en selvfølge 

En hybrid arbeidshverdag er allerede innført hos mange virksomheter. Dette kommer blant annet som en følge av at fjernarbeidet under koronapandemien viste seg å fungere så mye bedre enn det mange hadde trodd. Det har resultert i at virksomheter nå må kunne tilby sine ansatte muligheten til å jobbe både på kontoret og hjemmefra. Mye tyder på at dette til og med kan bli avgjørende for virksomheter, både med tanke på konkurransekraft og for å kunne regnes som en attraktiv arbeidsplass. 

Det hybride kontoret er fremtiden. Dette kommer tydelig frem i rapporten «Hjemmekontor: Utbredelse og sentrale kjennetegn våren 2021», utført av arbeidsforskningsinstituttet (AIF). I undersøkelsen som ble utført i forbindelse med rapporten melder stort sett alle respondentene at de ønsker å fortsette med å jobbe hjemmefra i større eller mindre grad. De fleste svarer at de ønsker å jobbe hjemmefra to dager i uken. Gartner har gjennomført en lignende undersøkelse hvor det kommer frem at 75 % av arbeidstakere forventer en fleksibel arbeidsplass i tiden etter pandemien. 

Undersøkelsene viser tydelig at det må være mulig for ansatte å jobbe hjemmefra eller fra andre steder enn kontoret. Det å vende tilbake til kontoret på fulltid og ikke gi de ansatte muligheten til fjernarbeid annet enn ved unntakstilfeller, hvilket var tilfellet på mange arbeidsplasser før pandemien, ansees ikke lenger som et godt alternativ. De arbeidsgiverne som velger å gå i den retningen, vil komme til å slite med å tiltrekke seg og beholde arbeidstakere. 

Dette er imidlertid mye enklere i teorien enn det er i praksis. Det er særlig kravene til virksomhetens teknologi og IT som øker kraftig. Som arbeidsgiver må du sørge for at dine ansatte har sømløse og sikre, digitale arbeidsplasser – både hjemme og på kontoret. 

 

Digital sikkerhet er viktigere enn noen gang 

– Sikkerhet handler ikke lenger om brannmurer og antivirusprogrammer. I dag handler det om å muliggjøre fleksibilitet og innovasjon, uten at det går på bekostning av sikkerhet. 

– Johan Ahlberg, Information Security and Business Continuity Manager i Advania 

 

 For ti år siden var det kun de ansatte som brukte virksomhetens IT-systemer. Og alle disse benyttet seg utelukkende av det utstyret IT-avdelingen ga dem. Alle enheter, systemer og applikasjoner fantes da i virksomhetens egne lokaler eller i et datasenter som ble beskyttet av virksomhetens brannmurer. Virksomheter har tradisjonelt sett brukt enorme ressurser på å sikre sine lokaler og trådløse nettverk med brannmurer, proxyfilter og avanserte systemer for å verifisere at det kun var de riktige personene som hadde tilgang.

I dag er det ikke lenger sånn det fungerer. Samfunnet har endret seg og det har også kravene til digital sikkerhet som er høyere enn noen gang. Grunnen til at kravene til IT-sikkerheten er så høye nå henger sammen med de mange mulighetene for arbeidstakeren til å være fullstendig eller delvis mobil i sin arbeidshverdag. Denne mobiliteten og den hybride måten å jobbe på utgjør en større sikkerhetsutfordring for mange virksomheter. Mange har ikke klart å følge med på den raske utviklingen og det fører til et stort gap mellom kompetanse på området og håndtering av sikkerheten i mange organisasjoner. 

 

Sikkerheten følger brukeren – ikke arbeidsplassen

Løsningen på de store sikkerhetsutfordringene er å sørge for at sikkerheten følger brukeren – ikke arbeidsplassen. For å skape en bedre forståelse for digital sikkerhet i en hybrid arbeidshverdag gjelder det å gi de ansatte tilstrekkelig informasjon om hvor kritisk det kan være å bli utsatt for et angrep. 

Tall fra en undersøkelse det svenske analysebyrået Radar har gjennomført viser at et angrep i verste fall kan koste et lite eller mellomstort selskap flere titalls millioner kroner. Derfor er det viktig at ledelsen og IT-sjefer tar et steg tilbake, vurderer situasjonen og erkjenner hvilke forbedringer de må utføre, i tillegg til hvilke spesifikke tiltak de må innføre for å styrke IT-sikkerheten. 

Klikk her for å lese mer om funnene fra undersøkelsen Radar har gjennomført. 

 

Velfungerende skytjenester er nøkkelen til å lykkes med en hybrid arbeidshverdag 

Hvordan teknologien utvikler seg vil ha stor innvirkning på den hybride arbeidsplassen. Det er ditt ansvar som arbeidsgiver å hele tiden følge med i utviklingen og ta ansvar for hvordan virksomheten fungerer. I et hybrid arbeidsmiljø er fokuset rettet mot hva som skal gjøres og hvem som samarbeider, snarere enn hvor arbeidet utføres. 

 Skyløsninger er ikke lengre noe nytt, men i og med den nye måten å jobbe på er det kanskje viktigere og mer aktuelt enn noen gang. Det er også minst like viktig at virksomheter forstår hvordan en skytjeneste kan og bør brukes. Når du planlegger for deres fremtid er det viktig at du også tenker på hvordan du kan samle alle applikasjoner, nettverk og lagring på et sted. Det er også vesentlig at de ansatte får opplæring i hvordan skytjenesten fungerer, hvilke retningslinjer som gjelder og hvor viktig det er å hele tiden ha IT-sikkerheten i bakhodet – spesielt når de ansatte i mange tilfeller bruker sin jobbtelefon privat og jobber via et privat nettverk. 

En måte å skape de riktige forutsetningene for en hybrid arbeidsplass på er å benytte seg av virtuelle skrivebord som for eksempel Azure Virtual Desktop. Dette er en fleksibel, skalerbar, mobil og sikker løsning. I praksis innebærer virtuelle skrivebord at håndteringen av skrivebordet flyttes fra et lokalt til et virtuelt IT-miljø hvor brukerne alltid har tilgang til applikasjoner, verktøy og informasjon uansett hvilken enhet de bruker. Denne løsningen er et sikkert alternativ hvor informasjonen lagres lokalt, hvilket reduserer risikoen for at personlig data og informasjon kommer på avveie, for eksempel hvis en ansatt mister eller blir frastjålet en av sine enheter. 

 

Lær mer om hvordan du oppretter en hybrid arbeidsplass 

Det er ikke lenger mulig å se bort ifra at fremtidens arbeidsplasser må være hybride, og det er på høy tid at de virksomhetene som ennå ikke tilbyr dette sørger for at de kan det i løpet av kort tid. For å hjelpe deg med arbeidet med å skape en sikker og stabil hybrid arbeidsplass har vi laget en sjekkliste som blant annet inneholder tips til hvordan du administrerer enheter, oppretter et smart kontor og jobber med digitale møterom. 

 

7 steg for å etablere en hybrid arbeidsplass