Veien til skyen – fra gamle tradisjonelle IT-systemer til moderne, skybaserte løsninger

Det å effektivisere bedriftens systemer og prosesser ved å investere i skybaserte løsninger kan gi mange fordeler, men hvordan flytter du bedriftens viktigste forretningssystem ut i skyen? Les mer om hvordan Pelagia går frem for å flytte ERP-systemet ut i skyen, hvilke fordeler dette gir og hvordan de fikk ledelsen med seg på laget. 
 

Mange norske bedrifter ønsker å effektivisere og automatisere gjennom å bygge bro fra tradisjonell IT til moderne, skybaserte tjenester. Men det stopper ofte her – enten fordi de sliter med å ta riktige beslutninger, ikke forstår konsekvensen av de beslutningene de tar eller sitter med gamle systemer som hindrer dem i å digitalisere bedriften.  

Pelagia er en av bedriftene som har gått gjennom en slik prosess: De flyttet det viktigste forretningssystemet sitt ut i Microsoft sin sky. De startet med migrering av samhandlingsplattformen til Office 365, flyttet e-posten over, og etterpå flyttet de selve ERP-systemet ut i skyen – slik at Pelagia sitter igjen med en ren cloud-løsning for alle kontorstøttesystemer. 

Men hvordan kom de fram til beslutningen om å flytte sine tradisjonelle IT-systemer til skyen og hvordan fikk IT-ansvarlig med seg toppledelsen på beslutningen? For å få svar på disse spørsmålene, har vi snakket med Frode Vatne som er IT-ansvarlig i Pelagia.  

Les også: Pelagia overlot IT-driften til Advania

– Alle prosesser som kan automatiseres, skal automatiseres 

Hvordan skal vi klare å løfte Pelagia til å være konkurransedyktig, ikke bare fem år frem i tid, men tjue år inn i fremtiden? Dette spørsmålet stilte Frode Vatne seg selv – og ledelsen. Svaret ble å bruke IT som et strategisk konkurransefortrinn for å øke omsetningen og effektiviteten i bedriften.  

“Vi har sagt at alle prosesser hos oss som kan automatiseres, skal automatiseres. Det er én av tre pilarer i IT-strategien vår,” forteller Frode Vatne.  

Vatne forklarer at Pelagia frem til nå har hatt lokal infrastruktur på alle sine lokasjoner, det vil si fabrikkene i Norge, Storbritannia, Irland og Danmark. De har hatt tradisjonell outsourcing av kontor og andre felles applikasjoner.  

Nå er det derimot bestemt at alle applikasjoner som skal styre maskiner blir beholdt lokalt, mens alt annet blir flyttet ut i skyen. Det vil dermed bli en mer automatisert prosess fra kunden bestiller et antall tonn med fisk, til det transporteres med Pelagias leverandører til det nærmeste lageret i det landet kunden hører til.  

De er svært avhengig av at ting skal fungere lokalt og at selve fabrikken kan fungere uavhengig av resten. Det ble derfor besluttet at all datalagring som kunne lagres sentralt, skulle lagres sentralt: 

“Kostnaden av transaksjonene har vært høy ved å ha desentrale løsninger. Derfor fant vi ut at alt som kan være sentralt, skal være sentralt. Fabrikken skal produsere fisk – that’s it.” 

Ved å begynne en prosess med å flytte område for område ut i skyen, vil de etter hvert sitte igjen med en ren cloud-løsning hvor eksempelvis vedlikehold av fabrikken er sentralisert. Pelagia valgte å gå for et ERP system levert som en SaaS tjeneste, Dynamics 365 for Finance and Operations. Dette skal erstatte fire ulike ERP-system som er installert lokalt på ulike lokasjoner. Dette forenkler både integrasjoner med partnere og automatisering av de interne prosessene. 

Men for å kunne ta denne viktige forretningsbeslutningen, var det essensielt at Vatne fikk med seg toppledelsen på beslutningen. Hvordan gikk han fram for å sikre at det ble investert i systemer som tilrettela for at IT kunne brukes som et strategisk konkurransefortrinn?  

– Du må få ledelsen til å forstå at det som er godt nok i dag, ikke er godt nok om tre til fem år 

Mye av grunnen til at norske bedrifter ikke evner å modernisere seg raskt nok i forhold til den teknologiske utviklingen, er at de mangler folk som kan både forretning og IT – og at beslutningstakere ofte mangler forståelse for hvordan forretningssystemet kan sette begrensninger for innovasjon og modernisering.  

Fordi mange av beslutningstakerne sliter med å ta de rette beslutningene - enten fordi de ikke våger, ikke har nok fokus på IT eller ikke forstår konsekvensen av de beslutningene de tar - tar de ofte feil eller ingen beslutning.  

Dette fører til at bedriften investerer i økonomisystem og forretningssystem som ikke legger til rette for å flytte ting ut i skyen, eller at det mangler en helhet i utviklingen. Dersom IT-arkitekturen ikke er på plass, blir det utfordrende å investere i enkelt-applikasjoner som understøtter strategien. Da blir det naturligvis også vanskeligere å effektivisere samt automatisere bedriften.  

Vatnes kunnskap om både forretning og IT gjorde at han kunne bevise for ledelsen de mulighetene skyløsninger åpner for forretningen:  

“En prosess med å flytte ERP-systemet ut i skyen, tar år å komme gjennom. Vi har derfor brukt mye tid og krefter i ledermøtene for å fortelle om IT og mulighetene – og ikke minst vise at IT er en viktig del av forretningen.” 

Vatne trekker frem prosessgjeld og at den måten Pelagia løser arbeidsoppgaver på i dag ikke er optimalt, sett ut fra alternativet som er å redesigne måten de jobber på ved hjelp av optimal teknologi og kunnskap.  

Prosessgjeld er kort forklart når store investeringer gjøres på grunn av et enormt etterslep, som følge av manglende kontinuerlige endringer eller tilpasninger i virksomhetens prosesser. Dette skjer når bedriften i lang tid har utført oppgaver på samme måte uten å vurdere om det er mulig å endre prosessen for å blant annet øke effektiviteten, senke kostnader, tilfredsstille kunder og øke kvaliteten.  

Så hvordan fikk Vatne ledelsen til å forstå at måten Pelagia har jobbet på i mange år, måtte endres? 

Han forteller at Pelagia har en CFO som er veldig positiv til endringer og en daglig leder som er flink til å se muligheter. Ved å ta for seg prosess for prosess, og se på kostnadene av måten Pelagia gjennomfører ting på i dag, kartla de hvordan andre typer teknologier og prosesser kan åpne opp for helt andre muligheter for forretningen: 

“Vi har jobbet tett med å få forståelse for hvorfor vi skal flytte alt ut i skyen: what’s in it for us? Vi ser at det er ikke noe alternativ å fortsette å jobbe på den måten vi jobber i dag. Det er godt nok i 2018 og det er godt nok i 2020 – men det er ikke godt nok i fremtiden. Vi måtte derfor få ledelsen til å forstå at det ikke er en IT-utfordring, men en ledelsesutfordring. Ledelsen må være i forsetet og vite hvor vi skal hen, og akseptere at med litt mer investering i IT, vil vi kunne få totalkostnadene i bedriften kraftig ned.” 

Outsourcing av IT-driften ga større rom for forretningsutvikling 

Det er fire år siden tre store selskaper ble slått sammen og dannet Pelagia. På dette tidspunktet begynte leveransen fra Advania – og siden den gang har det vært fokus på standardisering og digitalisering som en langvarig prosess i et stort selskap med mange lokasjoner og mange ansatte. 

Det som er spesielt unikt med Pelagia er at de, til tross for et stort konsern, har satt bort hele IT-driften til Advania. På denne måten får de et større kunnskapsnivå og en viktig sparringspartner.  

Vatne forklarer at Pelagia, ved å outsource hele IT-driften, drar nytte av å få impulser utenfra, hele tiden har tilgang på top-notch kunnskaper og kan trekke på de beste. Han legger vekt på at det er noe de aldri ville ha oppnådd med in-house personer.  
 

“Vi er dermed veldig avhengig av at vi får de beste av de beste: De som ser fremover og som forstår helheten av forretning og IT.” 

Som følge av samarbeidet med Advania har de i dag færre leverandører, full outsourcing av IT-drift og skytjenester, færre systemer og mer kostnadseffektiv IT.  

Ønsker du å vite mer om hvordan din bedrift kan gå frem for å bygge bro mellom tradisjonelle IT-systemer til moderne, skybaserte løsninger? Ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale og se hvordan vi har løst utfordringen for en rekke ulike kunder.