Digital forretningsutvikling Digitalisering 2022.11.08

Slik sørger du for mer effektivitet på jobb

Tid er penger. Effektivitet i arbeidslivet fører til mer produktive ansatte og et mer lønnsomt selskap. I tillegg vil ansatte som får fleksible og gode arbeidsmuligheter bli mer lojale. Så hvordan kan du få produktive kolleger og øke lønnsomheten gjennom å effektivisere arbeidstiden?


Som salgs- og markedssjef har du forventninger til hvordan avdelingen din presterer hengende over deg hele tiden. For å kunne vise hvilken verdi avdelingen din leverer må du legge til rette for at de ansatte kan bruke tiden sin effektivt for å sikre måloppnåelse.

Det finnes mange måter å effektivisere arbeidsdagen på og effektive løsninger gir mange fordeler. Ikke bare gir det en mer smidig arbeidshverdag for de ansatte, det vil også føre til økt lønnsomhet og produktivitet. Dette kan være med på å skape verdi du kan vise til.

Last ned sjekkliste: 7 steg for å drive virksomhetens digitale  forretningsutvikling

Hvordan jobbe effektivt i arbeidstiden

Å sikre at arbeidstiden blir mer effektiv handler først og fremst om å forstå hva som er potensielle tidstyver, men også om å forstå behovene til dine ansatte.

Tidstyver som gjør at prosesser blir unødvendig tidkrevende skaper ofte hodebry for de ansatte. Spesielt ved de tilfellene der det er snakk om manuelle prosesser som heller kunne vært automatisert. Ved å automatisere disse prosessene kan du frigjøre tid for de ansatte.

Hvis du ønsker å forbedre effektiviteten i bedriften bør du begynne med å identifisere de manuelle prosessene og undersøke hvordan de kan forbedres med nye, digitale løsninger. Ved å kartlegge utfordringene de ansatte har i arbeidshverdagen og finne løsninger på disse vil du kunne effektivisere arbeidstiden.

Har du allerede automatisert mange av funksjonene og prosessene dine fra før, bør du ta en gjennomgang av disse for å undersøke om de fremdeles er effektive i dag. Det kan være at dere for eksempel bruker flere programvarer som kunne vært effektivisert gjennom én programvare eller en integrasjon.

Sikre at de ansatte kan jobbe sammen på en effektiv og strukturert måte

For at prosjekter skal lykkes er det viktig med godt samarbeid kombinert med god og tydelig kommunikasjon. Ofte ser vi etter løsninger som kan hjelpe hver enkelt medarbeider, men de løsningene som kan sikre en sømløs samhandling på avdelings- og bedriftsnivå er minst like viktige.

Som salgs- og markedssjef er du helt avhengig av at avdelingene dine jobber sammen mot de samme målene. Hvis de ansatte i avdelingene bruker forskjellige prosesser og har kommet opp med sine egne rutiner og arbeidsmetoder blir arbeidet ustrukturert og lite effektivt. Dette fører ofte til at markeds- og salgsavdelingen jobber i separate siloer.

Se etter en løsning som gjør det enklere for de ansatte å effektivisere måten de organiserer arbeidstiden sin på. Løsningen bør også sikre god internkommunikasjon og samarbeid. Dette kan være verktøy som eksempelvis synkroniserer kalendere slik at det blir enklere å organisere og samkjøre arbeidsdagen, løsninger for god internkommunikasjon og løsninger for prosjektstyring og lagring av data som er tilgjengelig.

Digitaliser, men gjør det riktig

Det finnes like mange digitale løsninger som det finnes regndager i Bergen. Her kan du gå i en felle og tenke: jo flere digitale løsninger, jo bedre. Men dette kan få motsatt effekt enn å effektivisere arbeidsdagen. For mye programvare og for mange verktøy kan fort bli for mye av det gode og skape lite motiverte ansatte. Automatisering av prosesser er ved første øyekast en åpenbar og intuitiv løsning for å få opp effektiviteten, men da må det gjøres riktig.

Vårt beste tips er å ikke gape over alle digitale løsninger som finnes og rulle dem ut i selskapet ditt. Det vil bli overveldende for de ansatte og formålet med å digitalisere vil fort drukne i omfanget av nye løsninger. Finn ut hvor det er mest hensiktsmessig å starte og sørg for å få de ansatte med på laget så de forstår hvilke fordeler mer effektivitet og en mer produktiv arbeidshverdag gir.

En fleksibel arbeidsdag gir en produktiv og effektiv arbeidstid

Ifølge en undersøkelse gjort av Gartner hevdet 43 % at en fleksibel arbeidstid bidro til å oppnå høyere produktivitet. I tillegg oppgir 30 % at mindre eller ingen tid brukt på reise til kontoret har gjort dem mer produktive.

Under koronapandemien, da hjemmekontor ble en nødvendighet for de aller fleste bedrifter, var mange bedrifter redd for at dette ville har en negativ påvirkning. Mange bedriftsledere var bekymret for denne utviklingen og sa at de fryktet at de ansatte ville jobbe mindre og være mindre produktive på hjemmekontoret. Det var rett og slett en frykt for unnasluntring. Undersøkelser gjort i ettertid viser imidlertid noe ganske annet. Ifølge en undersøkelse gjort av Airtasker er vi mer produktive på hjemmekontor. I undersøkelsen kommer det frem at de som jobber hjemme blir distrahert i snitt 27 minutter i løpet av arbeidsdagen, mens de som jobber på kontoret i snitt blir distrahert i 37 minutter.

En fornøyd og lojal ansatt vil jobbe bedre. Derfor vil det være fordelaktig for deg som leder å sikre at du forstår hva de ansatte ønsker. Ifølge en undersøkelse gjort av Flexjobs oppgir så mange som 80 % at de vil være mer lojale mot en arbeidsgiver som sørger for at de har fleksible arbeidsordninger. I samme undersøkelse hevder 30 % at de har sagt opp en jobb fordi det ikke var tilrettelagt for fleksible arbeidsmuligheter.

Virtuelle skrivebord er en populær løsning som gir økt fleksibilitet til de ansatte. Løsningen gir de ansatte muligheten til å jobbe fra den enheten og lokasjonen de ønsker, uten at det går på bekostning av effektivitet eller sikkerhet.

Riktig verktøy gjør bare halve jobben

Det er enkelt å rope høyt om at teknologi får jobben gjort raskere og at tidligere manuelle oppgaver kan automatiseres, men husk at det er viktig å først kartlegge hva du ønsker å effektivisere og hvorfor. Glem heller ikke det menneskelige aspektet. Hvordan kan de ansatte i bedriften din benytte seg av teknologi for at deres arbeidsdag skal bli bedre?

Husk at riktig verktøy kun gjør halve jobben. Du må også sørge for at dine ansatte ikke bare forstår behovet for et verktøy, men også hvordan det skal brukes. På denne måten vil de ansatte få en tydelig motivasjon til å ta i bruk teknologien som vil gjøre arbeidsdagen mer effektiv.

En digital løsning kan fort bli en kostnad som bare samler støv dersom de ansatte ikke bruker teknologien aktivt. Start derfor med å identifisere hvilke tidstyver du har i bedriften din, for så å lete etter løsninger på disse utfordringene. Husk at det er ditt ansvar som leder å sikre at en digitaliseringsprosess gir gevinst og verdi til selskapet ditt.

Vær en god leder og vis at du ønsker å skape en god og effektiv arbeidshverdag

Husk at du som leder sitter med ansvaret for at et digitaliseringsprosjekt lykkes og at ny programvare faktisk tas i bruk. Vis at du ønsker å skape en mer effektiv arbeidsdag ved å ta utfordringer og behov på alvor. Nøkkelen til hvordan du skaper effektiv arbeidstid ligger i godt samspill mellom mennesker og teknologi.

7 steg for å drive virksomhetens digitale forretningsutvikling

 

Relaterte artikler